eposterunek.pl — Polityka prywatności

POLITYKA PRYWATNOŚCI EPOSTERUNEK.PL Wersja 2026-10-18.1 • dokument udostępniany od 18 października 2026 r. 1. Kto odpowiada za dane Administratorem danych przetwarzanych w celu prowadzenia strony, kontaktów handlowych, obsługi własnych umów, rozliczeń i bezpieczeństwa platformy jest Mateusz Wiśniowski, prowadzący działalność gospodarczą, Miszkowice 88/2, 58-422 Lubawka, NIP 6141520130. Kontakt: office@mateuszwisniowski.pl, tel. +48 791 977 605; sprawy usługi: info@eposterunek.pl. Żądania dotyczące danych można składać także listownie. Ta polityka opisuje własne operacje usługodawcy oraz wyjaśnia granicę między nimi a danymi powierzonymi. Nie zastępuje informacji, którą pracodawca, organizator ochrony lub gospodarz obiektu musi przekazać swoim pracownikom, gościom i kierowcom. Dla rejestrów klienta usługodawca działa na jego udokumentowane polecenie jako podmiot przetwarzający albo dalszy procesor. Właściwym administratorem może być zakład korzystający z ochrony, firma ochroniarska albo inny podmiot ustalający cele i sposoby przetwarzania; wynika to z faktycznego podziału zadań, a nie z samej nazwy roli w aplikacji. Gdy pytanie dotyczy wizyty lub wpisu na konkretnym obiekcie, należy skontaktować się z podmiotem wskazanym w informacji tego obiektu. Usługodawca pomaga przekazać żądanie właściwemu klientowi po niezbędnej weryfikacji. 2. Jakie dane i skąd otrzymujemy • Strona i bezpieczeństwo: dane żądania sieciowego, w tym adres IP, czas, ścieżka, odpowiedź serwera i informacje o przeglądarce w zakresie rejestrowanym przez aplikację lub hosting. Formularz zapisuje skrót adresu sieciowego do przeciwdziałania nadużyciom, a nie pełny IP w rekordzie zapytania; nie wyklucza to odrębnych logów serwera. • Zapytanie ofertowe: imię i nazwisko, firma, firmowy e-mail, opcjonalnie telefon, wybrany pakiet, treść wiadomości, data i treść zgody, identyfikator formularza i stan wysyłki. Dane pochodzą od osoby wypełniającej formularz. • Umowa i obsługa konta firmy: identyfikacja klienta, przedstawicieli i osób kontaktowych, e-mail, rola, przyznany dostęp, dane logowania w postaci zabezpieczonej, korespondencja i historia istotnych zmian administracyjnych. Dane otrzymujemy od klienta, jego przedstawiciela lub uprawnionego administratora firmy. • Rozliczenia: nazwa nabywcy, NIP/VAT ID, adres, kraj, e-mail do faktur, uzgodniona cena i okres, dane dokumentów rozliczeniowych i płatności otrzymanych poza systemem. • Rejestry operacyjne klienta: m.in. wizyty, pojazdy, klucze, zdarzenia, służby, kontrole, NFC, a zależnie od modułu i decyzji klienta zdjęcia i lokalizacja. To dane powierzone, przetwarzane zgodnie z umową, a nie własna baza marketingowa usługodawcy. Funkcje urządzenia wymagają udostępnienia przez użytkownika, gdy wymaga tego system urządzenia; samo uprawnienie techniczne nie zastępuje podstawy prawnej po stronie administratora. Nie należy wpisywać do formularza danych o zdrowiu, wyrokach, danych dokumentów tożsamości ani szczegółów zabezpieczeń obiektu. 3. Cele i podstawy prawne własnego przetwarzania A. Odpowiedź na formularz i przedstawienie oferty w zakresie udzielonej zgody: art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zgoda obejmuje kontakt w sprawie danego zapytania przez podany e-mail, a gdy podano telefon — również ten kanał, zgodnie z wyborem opisanym przy formularzu. W zakresie wymaganym przez art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej obejmuje zgodę na przekazanie zamówionej informacji handlowej tymi kanałami. Nie obejmuje późniejszych niezależnych kampanii ani newslettera. B. Przygotowanie i wykonanie umowy, gdy osoba fizyczna jest jej stroną: art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Obsługa przedstawicieli, personelu i kontaktów klienta niebędących osobiście stroną umowy: art. 6 ust. 1 lit. f RODO; interesem jest sprawna współpraca i zapewnienie dostępu właściwym osobom. C. Obowiązki podatkowe, księgowe i wymagane prawem udostępnienie dokumentów, w tym KSeF: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z właściwymi przepisami podatkowymi i rachunkowymi. D. Bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom, kontrola uprawnień, wyjaśnianie awarii: art. 6 ust. 1 lit. f RODO; interesem jest ochrona systemu, użytkowników i informacji. Obowiązki związane z realizacją praw osób i bezpieczeństwem wymaganym przez RODO: także art. 6 ust. 1 lit. c, gdy właściwy przepis nakłada obowiązek. E. Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń i niezbędny dowód ustaleń: art. 6 ust. 1 lit. f RODO; interesem jest ochrona praw stron. Nie służy to bezterminowemu zachowywaniu całych rejestrów gości. Zgoda nie jest podstawą prowadzenia wszystkich rejestrów pracowniczych lub gości. W tych procesach właściwy administrator ustala osobną podstawę i spełnia własne obowiązki. 4. Dobrowolność i wycofanie zgody Wypełnienie formularza jest dobrowolne. Bez pól oznaczonych jako wymagane i zgody formularz nie zostanie wysłany; telefon nie jest wymagany. Można wybrać kontakt listowny lub bezpośredni i przedstawić zapytanie bez używania formularza. Dane niezbędne do zawarcia i rozliczenia umowy są wymogiem umownym, a dane nabywcy wymagane prawem — również ustawowym. Ich brak może uniemożliwić zawarcie, wykonanie lub prawidłowe rozliczenie umowy. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie, np. pisząc na office@mateuszwisniowski.pl lub odpowiadając na korespondencję z żądaniem zakończenia kontaktu. Nie wpływa to na zgodność operacji sprzed wycofania i nie znosi odrębnego obowiązku przechowania niezbędnych dokumentów na innej podstawie. 5. Odbiorcy i dostawcy Dostęp otrzymują upoważnione osoby obsługujące usługę oraz dostawcy niezbędni w danym procesie: hosting i poczta, wsparcie IT, księgowość i obsługa prawna, podmioty realizujące płatność wybranym przez klienta kanałem oraz organy publiczne uprawnione na podstawie prawa, w tym administracja skarbowa/KSeF. System nie ma obecnie bramki automatycznych płatności abonamentowych. Dostawcą hostingu jest IQGroup Adam Buhl, ul. Luboszycka 36/1, 45-128 Opole, NIP 9910389442, marka IQhost. Dostawca podaje, że jego strony, poczta, bazy i kopie są hostowane w Polsce. Powierzenie obejmuje wyłącznie faktycznie zlecone usługi i wymaga odpowiedniej umowy. Jeżeli własna korespondencja lub zestawienia fakturowe usługodawcy są kierowane na jego skrzynkę iCloud, odbiorcą technicznym jest także dostawca tej poczty — Apple Distribution International Limited, Hollyhill Industrial Estate, Hollyhill, Cork, Irlandia, z wykorzystaniem infrastruktury grupy Apple. Dotyczy to danych niezbędnych do obsługi tej korespondencji, np. danych rozliczeniowych; nie jest ogólnym upoważnieniem do przesyłania tam rejestrów klientów. Raporty, wiadomości o wizytach i ALARM trafiają również do odbiorców wskazanych przez administratora klienta, a w zakresie transmisji do ich dostawców poczty. Klient powinien ustalać odbiorców zgodnie z zasadą minimalizacji i uprawnieniami. Nie sprzedajemy danych osobowych ani nie udostępniamy rejestrów do reklam lub trenowania modeli AI. 6. Państwa poza Europejskim Obszarem Gospodarczym Hosting IQhost opisany wyżej jest zlokalizowany w Polsce. Nie oznacza to, że każda wiadomość e-mail pozostaje w Polsce lub w EOG: zależy to od dostawcy poczty nadawcy i odbiorcy oraz używanych podwykonawców. Apple wskazuje możliwość przetwarzania międzynarodowego, w tym przez Apple Inc. w USA, oraz standardowe klauzule umowne dla transferów danych z EOG. Informacje: https://www.apple.com/legal/privacy/ oraz https://www.apple.com/legal/privacy/contact/. Jeżeli w operacjach administratora dochodzi do transferu poza EOG, stosowane są odpowiednie warunki rozdziału V RODO: właściwa decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony lub odpowiednie zabezpieczenia, np. standardowe klauzule umowne i wymagane środki uzupełniające. Sam wybór popularnego dostawcy nie zastępuje oceny transferu. Informację o właściwej podstawie i kopię zabezpieczeń można uzyskać pod adresem kontaktowym administratora, z ochroną niezbędnych tajemnic. Dla danych powierzonych obowiązują dodatkowo instrukcje klienta i warunki powierzenia. Polityka nie zastępuje zgody administratora na nowego podprocesora lub nieuzgodniony transfer. 7. Jak długo przechowujemy dane • Zapytania formularza w bazie aplikacji: do 180 dni od wysłania, chyba że wcześniej zostaną usunięte. Mechanizm aplikacji usuwa je podczas działania obsługi formularza; nie jest to automatyczne usunięcie wiadomości ze skrzynki pocztowej i z kopii hostingu. • Korespondencja ofertowa w skrzynce: do zakończenia sprawy lub wycofania zgody; bez zawarcia umowy zasadniczo do 180 dni od ostatniego merytorycznego kontaktu. Wyodrębniony niezbędny dowód ustaleń lub zgody może pozostać przez okres uzasadniony konkretnym roszczeniem lub obowiązkiem prawnym. Usuwanie poczty wymaga obsługi administratora skrzynki. • Obsługa umowy i osób kontaktowych: przez współpracę, a następnie w niezbędnym zakresie do upływu właściwego terminu przedawnienia roszczeń, z uwzględnieniem jego zawieszenia lub przerwania; zasadniczo dla roszczeń związanych z działalnością 3 lata, a przy innym właściwym terminie odpowiednio dłużej. Nie oznacza to zachowywania każdego wpisu operacyjnego do tego terminu. • Dokumenty podatkowe i rachunkowe: przez okresy wymagane przepisami; zasadniczo dokumenty podatkowe przez 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku, z uwzględnieniem wyjątków. Kopie i dokumenty w KSeF podlegają odrębnym okresom ustawowym właściwym dla tego systemu. • Sesje logowania: standardowa ważność sesji konta firmy i platformy wynosi 12 godzin; wylogowanie lub unieważnienie może zakończyć ją wcześniej. Wygasłe rekordy są usuwane przez mechanizmy obsługi sesji. • Dane techniczne i ślady operacji: przez czas potrzebny do bezpieczeństwa i wyjaśnienia zdarzeń, a przy incydencie do zakończenia jego obsługi i ewentualnych roszczeń. Zakres i terminy logów hostingu zależą od aktywnej usługi; nie są to te same rekordy co 180-dniowa baza zapytań. Administrator okresowo przegląda ich niezbędność i usuwa lub anonimizuje dane, które utraciły cel. • Dane powierzone: zgodnie z instrukcjami właściwego administratora i umową powierzenia. Termin abonamentu nie jest terminem automatycznego usunięcia. Po zakończeniu następuje zwrot lub usunięcie z uwzględnieniem okresu odbioru i uzgodnionej rotacji kopii. Dla gości, kluczy czy ewidencji pracowniczej nie przyjmuje się jednego uniwersalnego okresu — ustala go administrator odpowiednio do celu i prawa. Retencja poczty, dokumentów oraz kopii zapasowych wymaga rzeczywistego wykonania w tych systemach; niniejszy tekst nie jest mechanizmem technicznego usuwania danych. 8. Cookies i pamięć urządzenia W obecnej wersji strona marketingowa nie zawiera wdrożonych narzędzi Google Analytics, Meta Pixel ani reklamowego profilowania. Nie osadza zewnętrznych odtwarzaczy ani narzędzi reklamowych. Nie należy utożsamiać przygotowanych materiałów SEM z uruchomieniem śledzenia. Po zalogowaniu używane są cookies niezbędne do uwierzytelniania i uprawnień: ep-platform dla panelu platformy, a w koncie firmy ep-session-[identyfikator] lub techniczny identyfikator sesji właściwy dla wersji aplikacji; standardowo do 12 godzin. Cookie widoku ep-view-[identyfikator] zapamiętuje bieżący widok podczas sesji przeglądarki. W starszym trybie pojedynczej firmy mogą występować historyczne nazwy tych technicznych identyfikatorów. Przechowywanie i odczyt informacji ściśle niezbędnych do transmisji lub usługi żądanej przez użytkownika podlega wyjątkowi z art. 399 ust. 3 Prawa komunikacji elektronicznej. Nie prosimy o fikcyjną zgodę na niezbędne logowanie. Blokowanie tych danych może uniemożliwić działanie konta. Przeglądarka może zapisywać pamięć podręczną zasobów strony i ikonę po dodaniu do ekranu głównego. Odrębna aplikacja Android może przechowywać lokalnie dane potrzebne do pracy offline i synchronizacji zgodnie z opisem swojej wersji; nie jest to zgoda na dowolny dostęp do telefonu. Jeśli zostaną wdrożone nieniezbędne statystyki, reklamy lub zewnętrzne komponenty wymagające zgody, przed ich uruchomieniem zostanie wdrożona odrębna możliwość wyboru i wycofania zgody. Samo dalsze przeglądanie strony nie będzie traktowane jako zgoda. 9. Prawa osoby Na zasadach określonych w RODO przysługuje dostęp do danych i kopia, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie przetwarzania, a przy przesłankach z art. 20 — przenoszenie danych przetwarzanych automatycznie na podstawie zgody lub umowy. Przy podstawie uzasadnionego interesu można wnieść sprzeciw z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją; wobec marketingu bezpośredniego sprzeciw jest bezwarunkowy. Zgodę można wycofać w każdym czasie. Prawa nie mają charakteru bezwzględnego: obowiązek podatkowy lub obrona konkretnych roszczeń mogą uzasadniać zachowanie niezbędnej części danych. Informujemy o podstawie odmowy i dostępnych środkach ochrony. Żądania należy kierować na office@mateuszwisniowski.pl lub pocztą. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w miesiąc od otrzymania; w ustawowo uzasadnionym przypadku termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące po przekazaniu informacji o przyczynach w pierwszym miesiącu. Weryfikacja tożsamości jest ograniczona do niezbędnego zakresu; nie należy z góry przesyłać skanu dowodu osobistego. Można złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych; aktualny kontakt i sposób wniesienia skargi: https://uodo.gov.pl. Można także korzystać z ochrony sądowej. 10. Automatyzacja i bezpieczeństwo Nie podejmujemy wobec osób decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, wywołujących skutki prawne lub podobnie istotne w rozumieniu art. 22 RODO. Automatyczne ograniczenie technicznej ważności abonamentu, harmonogramy raportów i zabezpieczenia formularza nie służą ocenie zachowania osoby lub jej zdolności kredytowej. Stosujemy kontrolę dostępu i ról, zabezpieczanie haseł, separację środowisk firm i mechanizmy ochrony formularzy. Zakres kopii i zabezpieczeń infrastruktury wymaga uzgodnienia i utrzymania zgodnie z ryzykiem. Nie deklarujemy, że sam zakup abonamentu lub publikacja dokumentu stanowi certyfikat RODO. Zdarzenia dotyczące bezpieczeństwa można zgłaszać na info@eposterunek.pl, bez przesyłania haseł i nadmiarowych danych. 11. Zmiany i informacje uzupełniające Aktualna wersja jest dostępna pod /dokumenty/prywatnosc; opublikowane wersje można zapisać i przywołać według identyfikatora. O istotnej zmianie dotyczącej obsługi kont poinformujemy klienta w odpowiednim kanale. Zmiana nie zastępuje zgody, gdy jest wymagana, ani nie nadaje wstecznie legalności nowej operacji. Skrócona informacja dla osób: /dokumenty/rodo. Warunki umowy i powierzenia: /dokumenty/regulamin. Pytania o konkretny proces lub odbiorcę: office@mateuszwisniowski.pl.